どうもみなさまこんにちは。2月ですよ、あの季節がやってきますよ。
そう。確・定・申・告！
実は昨年の最初2ヶ月、気持ち悪いほどきっっちりぴっっちり記帳しておりました。が、どうやらこのときの気合いはどこかへ……。
結局毎月どこかでチラチラする程度になり、年末に少々追われた感じでございます。
平常運転だよねw
しか〜し！最近わたしは習慣化がうまくいく傾向があります。その後立て直しまして、割といい感じにまとまってきました。
というわけで今回の動画では最近の会計ルーティンをご紹介します。使える部分があればぜひご活用ください。
確定申告の準備をしよう
まずは確定申告について知っていきましょう。
これまでもいくつか記事にしていますのでご参考ください。
確定申告とは「所得税の金額を計算して国に申告する手続き」です。もっとざっくり言ってしまえば「年間の収支を計算し、国に申告する手続き」。
会社員やパートやアルバイトとして会社に勤めている場合は、勤務先の経理にて計算され、申告の作業が行われます。ここには例外もあります。
例えば会社員で”ふるさと納税”を利用する場合。
5自治体以内であれば”ワンストップ制度”が利用でき、所定の書類を送付すれば自動的に処理されます。これが6自治体以上であったり、医療費控除等の控除を受ける場合は自分で申告する必要があります。
といっても意外と簡単。「会社で受け取る源泉徴収票」と「ふるさと納税の書類」または「医療費の領収書」の数値を国税庁の確定申告サイトで入力していけば終わります。
あとは還付金等があれば書類が送られてきて、口座に振り込まれたのを確認すれば終了。
これが個人事業主になると話が変わるんです。
自分で収支を計算し、所得税を計算し、申告することになります。その申告することを『確定申告』と呼ぶんですね。
流れはこんな感じです。
- 必要な書類（領収証など）の準備
- 会計ソフトに入力：申告書の作成
- e-taxまたは郵送で発送
- 税金等の納付・還付
流れとしては4項目なんですが、1と2が果てしないんですねぇ。
かつてはこれレシートとノートと計算機と…みたいな感じでえっらい大変な作業だったのですが、最近はデジタルが主流になりました。今は会計ソフトを使えば比較的簡単に作業が終わります。
ただ……この入力する作業がめんどくさいんですw
しかもソフトは毎年どこかしらのタイミングで繰越と呼ばれる作業をすることになります。
実はわたし一度その繰越をしたことで入力していたその年のデータがぶっ飛んだことがあります。
それ以降、入力するときは一点集中するようにしました。つまり「先に別の場所で管理しておいて、会計ソフトには一気に入力して書類まで到達する」んです。
となると、その別の場所での管理が必要になりますよね？それはのちほど解説します。
ちいさなパン屋レベルであれば会計士さんに依頼するほどでもありません。もちろん業務を少しでも委託して、自分のやることを減らす方法もあります。
が、そこに何万円も注ぎ込めるかと言われたらわたしは”ノー”。なので自分でやらないといけないわけですよ。
そうなるとその作業時間を作る必要がありますよね。
用意するものは以下の2つ。
- レシートまたは電子データ
- 会計ソフト（最新版に更新）
たったこれだけなのに、1年分ともなると大量になるんですよ。
最近ではレシートの画像を撮ると自動で記帳してくれるものもあります。……が！「買ったんだけど結局仕事で使わなかったもの」とかってそのレシートを削除する作業がめんどくさい。
なのでわたしは頑なにアナログな方法を取ることにしています。まあここは好みがありますので好きな感じでやってみてください。
で、会計ソフトもいろいろ。
たくさん種類はあるのですが、わたしくらいの小さな規模であれば
- 弥生会計
- freee会計
- マネーフォワード
あたりから選ぶのが楽かなと思います。
次に大事なのが「クラウド版」なのか「インストール版」なのか。
それぞれ特徴を挙げておきましょう。
まさに一長一短。どちらも使ったことがありますが、わたしはクラウド版推奨派です。理由は「ログインすればデバイスを選ばず、使える」のと「最新版にアップデートしてくれる」から。
以前、弥生会計を2年更新せずに使っていたことがあります。その間にいろいろと変更があり、結局買い直して入力し直し。
めちゃめちゃ時間を無駄にしましたw
弥生会計は年間10000円程度。月800円程度と考えれば相棒としてはアリかと思います。
また最近ではe-taxと連携することで電子での確定申告も可能になりました。こういったことを考えると会計ソフトを使うのは今の時代ではマストですよね。
会計ソフトもざっくりまとめておきます。
……本当にざっくりまとめたなって感じですが、正直なところどこもアリなので最後は直感ですかね。
わたしはずっと弥生会計を使っていることもあり、操作性も慣れていて使い続けている感じです。
レシート管理、どうしてる？
少し前ですが「電子帳簿保存法」についての記事を更新しました。
ものすごーく簡単にいってしまうと「ネットで仕入れたらそのデータ残しといてよん」って法律です。
ちいさなパン屋は大企業ほど大変な作業はありません。
いつ、どこで、何を、どうやって買ったのかをレシートではない状況で購入したのなら残しておく。それだけです。
野菜などの生鮮食品は近所のスーパーなどで仕入れます。小麦粉やドライフルーツなどはネットで仕入れますよね。これは紙で保存すればOK。
電子帳簿保存法に該当するのはネットで仕入れる場合。紙で残しておいてもいいけれど、データとしても絶対残しておいてよ〜ってやつですね。
なのでレシート管理としては2通りあります。
- 紙での保存：レシート、領収証
- データでの保存：ネットでの仕入れ
ただ記帳する際にデータをいちいち確認するのがめんどくさいので、わたしはこんな感じにしています。
- 紙で受け取ったものはそのまま保管
- ネットで仕入れたものはデータ保管
- さらにそのデータを印刷して紙保管
記帳する際に使いたいのは「紙媒体」。必要かどうかという話は置いておいて、作業として楽になるようにデータも印刷しています。
で、ここからが最近のやり方になります。
用意するものは
- ボックス2つ
- ジップ袋1枚
まずボックスは2つに分類します。「会計処理が確定したもの（確定）」と「会計処理に入れるか微妙なもの（保留）」。
これ、別に変なことをしているわけではありませんよw
例えばガソリン代。100％仕事に使うわけではありませんよね。
いわゆる”家事按分”ってやつです。そういったものは最初から確定分に入れると混乱します。なので一旦保留ボックスへ入れておく。逆に小麦粉など必ず仕事に使うものは確定ボックスへ入れます。
毎日記帳するのは性格的に難しい。毎週も…ちょっと難しい。ってことで2週間に1度、Notionにまとめていきます。
1ヶ月単位になると量が増えてしまうので、最近は2週間ですね。
Notionに入力したら「何年何月」と分類した袋に入れる。このとき可能であれば「確定」と「保留」がわかるようにクリップで止めておきます。
これで第一処理が完了。
- 2週間ごとに記帳ができる
- 確定と保留で分類ができる
- ざっくり収支が把握できる
なんと3つもカバーできております。
こうすることでどの程度はたらいたのか把握できますよね。長いお休みを取るときなんかはボックスが空なので記入がなくて楽で楽でw
レシート管理ができん！という方はとりあえずボックスでいいので2週間、1ヶ月で分けてみてください。
小分けした方が入力のときの気持ちが違いますw
Notionで会計管理を構築
ここからが本番。以前繰越作業に失敗し、1年分入力したデータが全て吹っ飛んだトラウマがあるわたし。
本チャンの会計ソフトに入力するのは確定申告直前。
でもそれまで何も把握せずにいるのは危険ですよね。
今まではお小遣い帳みたいなアプリを使っていましたが、どうやら向いていなかったらしい。というわけでこのところご愛用中の「Notion」が登場！
いろいろ実験をしながらなのですが、いくつかデータベースを作っての管理が向いていました。
- 支出一覧（月毎の把握）
- 収入一覧（年で把握）
- 確定している固定費
- ヤマト送料
- ざっくり収支把握
- 年末の棚卸残高
まずですね、わたしのはたらき方に特徴があります。
「ほどほどにがんばる」「コンテンツ配信もしている」
この2つが特に特徴的かなと思います。
このくらいかな〜という目標に達成できれば、それ以上は望まないはたらき方をしているんです。なので1年の初めに先に「確定している固定費」をある程度把握しておきます。
- 例えばこんな感じ。
- スマホ通信費
- ネット通信費
- 車の税金、点検代
- 電気などの光熱費
- サブスク系の支払い
スマホの通信費は特に特徴的かな。povoで年始にギガをまとめ買いしています（1年分120GB：約20000円）。そこから家事按分してしまえばスマホの通信費は完了。ネットの通信費や税金など確定しているものも入れれちゃいます。
また光熱費は固定費での計上。夏はずっとエアコンつけっぱになるので電気代高め。冬は洗い物にお湯を使うのでガス代高め。
月にいくらと固定しての計上。サブスクでいうと「サーバー代」「LINE公式アカウント」は決まっているものですよね。
そういったものをダダダ〜！っと計算しておいて、どのくらいはたらかないといけないかを頭に入れておくんですw
ただしこれが意外とかかるものですから、がんばらないといけない。
支出は月毎に変動しますよね。これはNotionで勝手に分類されるように設定をしておきます。
ついでに「確定」「保留」も項目を作っておきます。毎月の支出が決まったら次はざっくり会計へ進みます。
- 収支がどのくらいかな〜
- 今年のお休みどのくらい取れるかな〜
を考えるために必要なデータベースですw
そして収入。わたしの場合だと複数の入金があります。
- ネットショップを3つ運営
- 定期販売、個別販売の受付
- コンテンツ配信系の入金
これらはそれぞれタグ付けしておきます。
月別で分けてしまうと全容が把握できないので、このデータベースは一覧でみれるようにしています。
同じようにヤマトの送料も一覧に。単純に入力忘れを防ぐために専用の表を作っている感じ。
最後は「期末棚卸残高」。1年の最後に翌年に持ち越すものを計算するものです。
小麦粉をきっちり使い切って1年を終えるということはないですよね。
こちらはこんな感じで仕入れ価格と残った割合で計算できるようにして、一番下で合計金額を計算しておく。この合計金額が「期末棚卸残高」として翌年の「期首棚卸残高」として活躍することになります。
どうでしょう？結構ひっちゃかめっちゃかしてるでしょう？
正直ね、これでいいと思っております。自分が理解していれば。
もちろんこのまま申告書類は出せません。でもここに入力したものをそのまま入力すれば、確定申告書類は1日で作れてしまう。
自分のやり方を見つけると年明けにパニックにならずに済みます。
テンプレとしておすそ分けしたいんですが、まだ自分の中で答えが出ていないんです。ある程度納得できるようになったら共有しますね。
わたしの記帳ルーティン
パズル大好きなわたし。Notionでざっくり会計ができるようになってから、習慣として記帳ができるようになりました。
最後の項目ではここまでお話ししたことをまとめていきましょう。
わたしの現在の記帳ルーティーンはこんな感じです。
仕込みとして事前に準備することはしておきます。
- 確定している固定費を把握しておく
- ヤマトの送料は専用の表をつくる
- 収入は1年をざっと見渡せる表で
- 支出は1ヶ月分見渡せるようにする
- Notionへの入力はカレンダーで予定
同じように家の家計簿をつけることにも成功しております。家用の家計簿はもう少し簡単です。
こちらは変動費のみを管理するようにしています。
というのも我が家、固定費に関してはかなり家族間で話し合いを行い最適化。
- 通信費は全員povoでギガまとめ買い
- iPhoneはみんなで一気に一括払い
- 生命保険は夫の会社の掛け捨て保険
- 現金払いは最小限にし、基本はカード
現在は夫が海外赴任中のため、日本でまとめ買いすることが増えています。そういうときは変動費がググーン！と上がるのですが、裏を返せば現地の銀行口座は全然使っていないわけ。
またこの項目は「上海生活用」としてタグ付けしておけば、無駄遣いではないことが判明するのである程度は許容内。
最近はお惣菜作りにハマっており、息子と毎週の食材爆買いをしています。
が、2人・3食・おやつ込・1週間で10000円ちょっと。プロテインなどの購入はあれど、月50000円はいかない。
結構がんばっている気がするけど、どうでしょうね？w
なので課題は「日用品」かもしれません。
いや、それもでも使うものしか買ってないか。となるとなぜあんなに支払いがあるのでしょう？w
その謎を解き明かすべく、はじめたのですが”それなりの日用品を買っている”が原因かもしれません。
ただ死守したいクオリティもありますからね。上手に節約と管理ができたらと思っています。
今回のまとめ
今回は「記帳ってめんどくさいよね、最近の会計ルーティンを紹介します！」ということで確定申告の季節に合わせて会計関連のお話をしてみました。
ダイエットと同様、これまで幾度となく挫折してきたのが会計管理。「苦手なものはなんですか？」と聞かれたら、間違いなく食事とお金の管理でした。
夏からダイエットに成功し、習慣化のコツが分かってきました。
すると不思議ですね。会計管理も今なら習慣化できる気がしたんです。
これまで手帳もお金管理もコツコツ毎日と思ってきました。が、どうやらそれは性格的に無理だった様子。
2週間に1度、カレンダーにあらかじめ予定しておくことで、「そうだ、今日はその日だ」と切り替えられたのもよかったのかも。
人それぞれ性格が違いますから、この方法が万人ウケするとは思っていません。
ただ、模索すればいつかは自分に合う方法が見つかるとは思います。何かしら参考になれば幸いです。
