今回のテーマは「Notion」。
なんか記事の中でもよく聞くな〜と思っていた方もいらっしゃったかもしれません。
わたし自身は2021年ごろに使っていたものの、日本語非対応だったためワケが分からなくなり離脱w 2023年から舞い戻ってまいりました。
続々と新機能が出てきて、諸々の管理だけでなく、パン屋の業務にも使うように。
今後はそれをテンプレとして出せたらと考えております。
この記事ではNotionの基礎の基礎をお伝えしていきます。また本当にNotionがはじめての方向けに”練習用テキスト”をご用意いたしました。
そちらで体験していただき「たぶん使えそう」と思ったら、今後のテンプレ配布を楽しみにお待ちくださいませ。
Notionを推している理由
わたしがNotionを推す理由。それは「情報を一元管理できる」から。
パン屋の業務は多岐に渡ります。
- メニューの考案
- 新メニューの試作
- 原材料の在庫管理
- 消耗品等の管理
- 店頭などでの販売
- 販売後の会計管理
- オンラインショップ
- 配送等の進捗状況
- 確定申告 などなど
あっちこっちにメモを書き、そのメモを盛大に紛失し、また最初からやり直し。からの繰り返しw
そんなことをしょっちゅうしておりました。
ネットショップや定期販売のメニュー管理。メモを紛失しているから過去のメニューが分からない。
イベント出店も何を出したかよく覚えていない。
同じメニューだったらどうしよう、飽きちゃうよな〜。
前回と違いすぎるとネタがなくなりそうだな。
被っているのか、つい最近出したメニューなのか。
それすらもすでに忘れてしまったぜ。てへ。
これがわたしの日常でした。
それを解決してくれたのがNotion。
のちほど一例をお見せしますが、自分仕様にアレンジができるから管理がしやすいんです。
そして今年はついに会計管理も自分なりにですが、構築させました。
そうしたら確定申告前の作業がとても楽だったのです。
いろんな管理が一元化できたことで時間ができました。
よし、ならこのテンプレを共有したいなと思い、その作業に現在取り組んでいる次第でございます。
とりあえずね、言葉では伝わりませんのでぜひ使っていただきたい。なのでこの記事を作っています。
デジタルに拒否反応をしてしまいがちな方にも一度触っていただきたい。というわけで”練習用のテキスト”もご用意しました。
のちほど解説していきます。
そもそもNotionてなぁに？
ずっとNotion、Notionと言っておりますが、中には「で、Notionってなんなのさ」と思っている方もいるかもしれません。
Notion。ひとことで言うなれば「超便利なメモ機能」でしょうか。
個人的にはAppleの純正メモが好きなのですが、あれ、文章には強いけど、表はとても弱い。
Notionは純正メモの超超上位互換といえるかなと。
何ができるのかといわれたら可能性は無限大。説明しきれません。
言葉でお伝えするのが大変なので、よかったらNotionのテンプレをいろいろのぞいてみてください。下にリンクを貼っておきます。
もうね、いろんなこと出来すぎて度肝抜かれますよw
こんな感じで各種管理ができます。
お料理系のテンプレもあります。買い出しリストなんかも付いちゃって。
はたまたポートフォリオを作れたりもします。つぶあんさんのテンプレは相変わらずかわいい。
お金管理系ももちろん。わたしはいまいちこのグラフの出し方はわかっていませんw
で、今こうやって紹介されて思いませんでしたか？
使える気がしねぇわ！
その気持ち、わたしも同じです。
実はこれまでたくさんテンプレをもらいました。でも使いこなせない。
悪い癖で「アレンジしたくなっちゃう」があるのは承知してますが、親切丁寧に構成されている機能が多過ぎて使いこなせないんです。
良くも悪くもNotionは機能が多い。
めちゃめちゃ便利。でも機能が多い。
いろいろ連携されるとひとつ間違えるとパニック。
それすらも楽しんでください、というのが今お伝えできることです。
脅すなって？w
大丈夫です。わたしのテンプレは難しい機能は出てきません。
パン屋流Notionの使い方
さて、やる気を出せるような言葉が浮かびませんがwここからは実際にわたしが使っているテンプレをご紹介しましょう。
先ほどお伝えした通り、わたしのテンプレはとってもシンプル。
ひとつのページにもりもり機能組み込んだり、連携させるというよりはそれぞれ独立した表がただ並んでいると思っていただくと良いかと。
一番使うのが「配送リスト」。
ネットショップからご注文いただいたき、焼き上げて発送するための管理として使います。
項目は「発送日」「名前」「伝票番号」「サイズ」「配送地域」「希望時間帯」「メモ」。
これだけあれば必要な情報が管理できます。
ヤマトの伝票を出すとき、わざわざminneのアプリを開いたり、メッセージ履歴を辿る必要もありません。まとめてあるから。
左端のチェックを選択すると「完了」の合図となり、列が消えます。
配送したらそこをチェックするんです。
これで「今配送する人」だけが表示されますよね。だからとてもわかりやすい。
ちなみに配送が完了した方の分は別のところに記録されています。
チェックしたものが削除されるわけではなく、非表示になるだけなのです。
こんな感じで、配送ミスを減らす小細工もできたりするんです。
次によく使うのが家計簿機能。「家用」と「仕事用」で2つ管理しています。
どちらも使い方は同じですが、仕事用は収支把握以外に項目を設けています。
「ヤマト送料」「固定費リスト」「光熱費等計算」「減価償却」「棚卸残高」等ですね。
年度末に確定申告の書類を作るときに必要な情報も残せるようにしています。
これによりいざ会計ソフトに入力するぞ！となったときに慌てずに処理ができます。
なおこの家計簿の入力は毎週末入れるようにしています。……と言いたいところなのですが忘れて数ヶ月空くので、最近はリマインダーで通知が入るようにしています。
もうひとつくらい紹介しておきましょうか。
よく使うものとしては「注文集計」ですね。
最近は比較的まったり焼き上げているのですが、ときどき注文が大爆発することがあります。
つい先日ですかね、1日に10件以上注文が入りまして久しぶりに小パニックを起こしました。
小さいパニックで済んだのはNotionのおかげ。こんな感じで注文ごとにまとめて、いるためスケジュールが立てやすいんです。
例えばこれなら、仕込みの単位をどうするかを考えます。わたしのパンは12個が焼き上げ単位。
この場合「枝豆の丸パン」が合わせて12個注文が入ってますよね。
同じように”どれとどれが一緒に焼けるかな”なんてパズルを組み合わせるんです。
といった風に「こんな管理がしたいな」と思ったときにテンプレを作って、使ってみて、調整する作業がわたしは結構好きらしい。
なのでNotionにハマったのかなとも思います。
あ、あと動画の管理もNotionでしています。
Notionのデータベースをボードビューという表示をするとまるでブログ記事のように魅せることができるんです。
Notionでブログを書く人もいるようですね。それも自由度が高くてアリかもしれません。
サムネイルを載せておくことで、「この動画を概要欄に載せよう」と思ったときにすぐ探せるのが便利だったりします。
こんな感じでゴリゴリ毎日Notionを使っています。
練習テキスト、つくりました
どうでしょうか？ だんだん気になってきましたか？w
でね、以前の記事でもお話ししたんですが、どうしてもパン屋さんというか職人気質の方ってアナログ管理になりがち。
気持ちはデジタル管理したいのに、もうワケが分からない。
その気持ちがわたしは痛いほどわかるのです。自分も過去にずっとそこにいたので。
だからこんな状況でわたしが「Notionテンプレ作りました〜、どうぞ〜」とリリースしたとて『使い方が分からん』と困ることが目に見えております。
ならばその前に対策をしましょう。
ってことで作りました！
「おみみ監修 Notionの使い方【練習用テキスト】」
Notionをすでに少しでも触ったことがある方は、100％知っている内容になりますので物足りないかもしれません。
その場合はすみません。今回対象としているのは「Notionがはじめて」の方です。
Notionは気になる。
しかし本を読んでもよく分からない。
動画を観ても使う勇気が出ない。
な・ら・ば、とりあえず体験していただこうと。
何も怖いことはありません。
用意するものは3つ。
- Googleアカウント
- Notionアカウント
- スマホならNotionアプリ
アカウント用のアドレスは可能ならお店用のGoogleアカウントにしましょうか。
屋号が入っているアドレスだとテンション上がりませんか？w
手順としてはこんな感じ。
- 概要欄のテキストURLをクリック
- Notionのアカウントを作成する
- テキストURLのテンプレを複製する
- そのテンプレで触って練習してみる
そのNotionアカウントを作るのが怖いの！って方も大丈夫。
スマホの方は一旦Notionのアプリをとって、Googleアカウントでログインしましょう。それで完了です。
Googleアカウントでログインすればパスワード等はGoogleアカウントのもので行いますのであれやこれやと作業する必要はありません。
Notionアカウントが作れたら、あとはテキストに沿って複製してどんどん触りながら読み進めていってください。
パソコンの方も同じようにブラウザからNotionのアカウントを作成して進めていきます。
正直個人的にはパソコンで管理するのが好きです。
が、スマホでも自分でテンプレを作るわけではないなら十分使いこなせるかと思います。
iPadなどのタブレットをお持ちでしたら、ぜひ少しでも画面が大きいものを使いましょう。
みやすさが全然違います。
テキスト内では「どうですか？」とか「できました？」等語りかけるような言葉もありますので、どうぞ安心して読み進めていってくださいね。
このテキストである程度使い方がわかれば、配布予定のテンプレもおおよそ使えるかと思います。
今後リリースするテンプレはわたしの10年以上のパン屋経験をもとに試行錯誤して完成させたものになります。
そのためリリースするテンプレは有料となりますが、今回のテキストはとにかく触っていただきたいのでそっとテキストURLを載せておきます。もちろん無料です。
ブログ・noteそれぞれでも記事を作っておりますので、そちらからも飛んでいけるようになっています。
なるべくやさしい言葉で、内容を噛み砕いています。ぜひ試してみてくださいね。
今回のまとめ
今回は「パン屋こそNotionを使おう！」ということで、このところずっと愛用しているNotionのお話でした。
Instagramの方ではわたしが使っているテンプレなどをときどきストーリーズなどでお見せしています。
その度に「気になります」「使ってみたいです」というお声をいただき、わたし自身もせっかくならみんなで使いたいと思い着手いたしました。
テンプレ自体はnoteで有料販売となりますが、触ってから買うのと、興味だけで買うのでは全然違いますよね。
Notionを触ってみて、意外とシンプルに使えるんだなとわかれば「よし、おみみちゃんのテンプレ使ってみるか」と新しい一歩を踏み出せるのかなと思い、今回この記事を作りました。
新しいことをはじめるのは勇気が入ります。でもその先には便利で、楽しい世界が待っているかもしれません。
これをきっかけにNotion沼にハマっていた抱けたらうれしいw
ぜひ楽しみながらNotionに触れてみてください。
